Лучшее программное обеспечение для управления документами

В этой статье мы увидим несколько облачных решений для управления документами с разными уровнями функциональности для компаний и фрилансеров. Среди прочего мы увидим функции, которые должна иметь программа управления документами, и несколько примеров, чтобы вы могли выбрать лучшее программное обеспечение для вашей компании.

Что такое программа управления документами?

Основной задачей программного обеспечения для управления документами является организация информации в компаниях разного размера. Эти системы управления документами помогают вам классифицировать всю ин Список стран по электронной почте формацию, которую ваша компания собирает с течением времени — от счетов и смет до заметок и документов рабочих процессов.

Сегодня подобные инструменты необходимы для любого бизнеса, независимо от его размера. С течением времени объем информации, которую необходимо хранить, увеличивается. Нет, просто потому что

Функции программного обеспечения для управления документами

Программы управления документами имеют возможность структурировать ряд файлов и документов. Таким образом, идея со LTA переходит с физических писем на SMS-сообщения для стоит в том, что вы можете все хорошо организовать, а затем восстановить всю необходимую информацию.

Некоторые приложения для управления документами идут дальше и предлагают более продвинутые функции, такие как поиск данных или отслеживание бизнеса.

Далее мы рассмотрим некоторые из наиболее важных функций менеджера документов:

Хранение документов

Первое и самое важное в приложении дОбувь Yeezy ля управления документами — это возможность хранить все типы файлов и информации.

Со временем ваш бизнес будет генерировать множество различных типов документов:

• Счета, бюджеты и отчеты о работе
• Заметки с идеями и разработками
• Контрактные модели
• Ноу-хау и операционные процессы

Некоторые из этих документов создаются как часть обязательств компании, то есть выставление счетов или запись расходов.

В других случаях рекомендуется документировать ваши процессы и следовать методологии ваших бизнес-операций. Это означает, что вы будете генерировать большой объем информации, которую необходимо хранить безопасным и структурированным образом.

Контроль доступа к документам

Вся информация, генерируемая в вашей компании, должна быть в основном конфиденциальной. Менеджеры документов, обеспечивающие такой контроль доступа, более гибки и помогают с легкостью защитить деловую информацию.

Однако недостаточно иметь полностью частную базу данных. Самое интересное — использовать приложение для работы с документами, которое позволяет предоставлять определенным пользователям доступ к определенным файлам.

Примером этого является предоставление доступа соавтору, чтобы он мог заняться конкретным проектом. Если вы можете сделать это с помощью своего менеджера документов, вам станет намного проще узнать, кто имел доступ к информации.

Резервные копии

Очень важной деталью приложений для управления документами является безопасность. Важно не только предотвратить несанкционированный доступ к вашим данным, но и обеспечить их надлежащее сохранение.

Именно здесь блистают облачные системы управления документами. В отличие от программного обеспечения «Документы», установленного непосредственно на вашем компьютере, облачное программное обеспечение хранит всю вашу информацию удаленно и безопасно. Кроме того, очень часто ежедневно создаются резервные копии, чтобы обеспечить целостность вашей информации.

Именно по этой причине программное обеспечение для работы с документами в облаке обычно гораздо удобнее, чем программное обеспечение, установленное локально.

Поиск информации

Очень важной деталью при выборе менеджера документов является легкость, с которой вы найдете то, что ищете.

Среди ваших файлов вы найдете счета-фактуры, бюджеты, контракты, процессы и многое другое… поэтому очень важно иметь хорошую систему поиска и фильтрации. Лучшее программное обеспечение для баз данных документов — это то, которое позволяет вам находить ваши данные по множеству критериев и полей поиска:

• Имена файлов
• Даты создания
• Цены
• Ассоциированный клиент
• Теги

Но самое главное, чтобы ваша программа управления документами имела возможность использовать теги . Тегирование — это очень мощный инструмент, который помогает персонализировать информацию. Например, с его помощью вы можете помечать документы как важные или связанные с определенной сферой деятельности.

Прослеживаемость документов

В любой компании вся информация, которую вы генерируете, обычно так или иначе связана друг с другом.

Например, у ваших клиентов будет файл клиента, в котором должны быть связаны все реализованные на сегодняшний день проекты. Или, в случае разработанных вами операционных процессов, они должны быть связаны с соответствующими документами.

Прослеживаемость документов позволяет вам проследить документ до его происхождения и узнать, какие еще фрагменты информации с ним связаны. Идеальным вариантом в этом случае является возможность перехода от контакта к предложению или от предложения к счету и так далее.

Использование программного обеспечения для управления документами, включающего возможность отслеживания, значительно упрощает